작년에 제안해서 준비해오던 프로젝트가 드디어 조금씩 진행되고 있다. 프로젝트의 방향성을 정하고 만들 data product의 세부적인 방향, 기준에 대해 정의하기 위해 10여명이 모여 4시간에 이르는 회의를 했다. 주어진 4시간 안에 원하는 결과를 도출하기 위해서는 회의를 효율적으로 의도대로 진행하는 것이 중요해보였다. “그냥 다 같이 이야기나 한 번 해보시죠”하고 준비없이 회의에 들어갔다가는 10명의 4시간. 그러니까 40시간을 통채로 날려먹을 수도 있기 때문이다.
그러자면 일단 회의에 들어오기 전에 참석자들이 이 회의가 무슨 회의이고 어떤 것들을 논의할 것이고 논의를 위해서 미리 알아두어야 할 것들에 대해 정리할 필요가 있었다. 그래서 6 page를 적는다는 마음으로 아래 내용들을 정리해서 사전 공유했다.
- 프로젝트 제안서
- 이 프로젝트가 왜 필요한가?
- 만들고자 하는 것이 무엇인가?
- 프로젝트의 효과와 이전의 것과의 차별점
- 회의 논의 아젠다
- 논의할 내용 목록
- 제안서에 담긴 세부 아이디어들에 대한 합의
- 예상 논점과 반론
- 제안서에 담긴 세부 아이디어들에 대한 합의
- 논의할 내용 목록
합의하거나 결정해야 하는 사안들은 다 정리했으니 결과적으로 회의는 잘 끝났다. 다만 회의 중간 오디오가 비는 그러니까 조용한 순간들이 종종 있어서 진행자로서 진땀을 흘린 순간들도 있었다. ㅎㅎㅎ 역시 논의에 필요한 자료를 미리 만들고 공유한 것은 좋았다. 내 스스로도 문서 작성을 하면서 생각이 잘 정리가 되었고, 회의 시간에 내 생각을 다시 설명할 필요는 없었기 때문에 바로 본론으로 들어갈 수 있었으니까. 다만 회의 초반에는 참석자들이 내용을 똑같이 이해하고 있는지, 용어나 개념에 오해는 없는지 꼭 점검해야 한다. 몇몇 용어들에 대한 생각이 달라서 회의 초반에 혼란스러웠다.
논의 아젠다를 미리 공유한 것도 회의가 진행되는 것을 수월하게 해주었다. 다만 다음번에도 논의꺼리가 많고 참석자가 많은 회의를 하게 된다면 단순히 논의 아젠다를 공유하기 보다는 질문지를 만들고 답변을 사전 취합한 뒤에 모이도록 할 것 같다. 그리고 특히나 그 질문이 어떤 나의 제안이나 생각에 대한 것이라기보다 내가 풀고자 하는 것. 그 문제 자체를 각자에게 던져 각자의 관점에서 다양한 이야기들이 나올 수 있게 하면 더 좋을 것 같다.